Pour une réunion réussie, rappelez-vous des fondamentaux

J’ai assisté dernièrement à une réunion professionnelle qui ne s’est pas très bien passée. Je me suis demandée pourquoi ?

Le sujet ? Intéressant.

L’animateur ? Performant.

Le lieu ? Inadapté, surtout la disposition des auditeurs.

 

 

 

Conduire une réunion n’est pas donné à tout le monde, mais un des gages de réussite est de revenir aux fondamentaux : « Bien s’installer pour communiquer ».

La disposition des tables et la place du ou des animateurs reflètent le style de réunion et/ou d’animation

 1 – L’installation des participants

La disposition « salle de classe » (ou amphithéâtre)

Dans le style « salle de classe », les participants aux réunions sont placés face aux animateurs de la réunion, tout comme des élèves face à un enseignant.

 Avec cette disposition, le « feed-back » est difficile, voire impossible, elle ne convient que pour transmettre une information à un auditoire qui ne fait qu’enregistrer les messages.

C’est une disposition utilisée principalement dans un contexte de formation, de conférence ou colloques où l’animateur communique de l’information aux participants.

Cette disposition établit un rapport de force entre le présentateur et les participants, et freine le dialogue et les échanges entre participants.

La disposition en rond ou carré

La salle comprend une table ronde ou carrée (ou des tables disposées en carré).

 Ce type de disposition signifie que tous les participants sont égaux. Il n’y a pas de place prépondérante ou hiérarchiquement signifiante. Les échanges sont ainsi facilités.

L’animateur a une place égale aux autres et se fond au groupe. Avec une telle disposition, tous les participants se trouvent dans le champ de vision de chacun. Cette disposition est la plus favorable pour inciter au dialogue, tisser des liens et établir un climat de confiance où  chacun a la même valeur.

Face à face

La salle est disposée en face à face. Les participants se font face et forment deux clans, dont chacun a son « porte-parole » ou « leader ».

Cette disposition incite plus à l’affrontement qu’à la communication. Elle est utilisée pour des séances de négociation.

La disposition en U

Cette disposition combine, la place prépondérante de l’animateur et des supports visuels avec la possibilité d’échanges des participants.

La disposition en U est recommandée pour une information avec échanges ou pour des discussions destinées à résoudre un problème. Elle facilite le feed-back, incite à communiquer avec l’animateur.

  • Le U carré

Cette disposition réduit la distance qui sépare les participants les uns des autres. Comme la table est carrée, le bout de la table est moins clairement défini, ce qui réduit l’importance du pôle d’autorité, moins présent que dans le U rectangulaire.

 

 

 

  • Le U rectangulaire

Plus propice aux échanges entre participants à proximité, il a le désavantage de limiter le contact entre les personnes situées aux extrémités. Plus le U est allongé, plus il brime l’interaction. De plus, dans des situations conflictuelles, les participants auront tendance à se cantonner de part et d’autre de la table, assis les uns en face des autres.

2 – Types de réunion

Il existe 5 types principaux de réunions :

  • De discussion
  • D’information (descendante ou remontante)
  • De formation
  • De résolution ou analyse de problème
  • De créativité

La réunion de discussion

L’objectif : s’informer réciproquement, réfléchir sur un thème donné et aboutir à des conclusions.

  • Débat sur un sujet donné
  • Etude de cas
  • Echange : entendre l’avis de chacun, s’enrichir les uns les autres…

Taille du groupe : petit groupe – 5 à 12 participants

La meilleure disposition : en u ou en table ronde

La réunion d’information

  • descendante

Objectif : la transmission d’information et le contrôle de la compréhension.

  • Exposé/présentation de rapport
  • Briefing
  • Exposé de décisions…

Dans le cas d’un groupe de taille importante, il n’y a pas d’échange possible. Il s’agit d’une réunion « magistrale » : colloque, assemblée générale, conférence…

Dans le cas d’un petit groupe (15 participants maximum), le contrôle de la compréhension peut se faire par le biais d’échange.

La meilleure disposition : salle de classe ou de conférence

Taille du groupe : petit et grand groupe

  • ascendante

Objectif : recueillir des informations, des avis, des opinions sur un thème spécifique.

  • Interview de groupe
  • Enquête
  • Audit de satisfaction…

Taille du groupe : 5 à 12 participants

La meilleure disposition : en U

La réunion de formation 

Objectif : la transmission du savoir et le contrôle de l’acquisition.

Taille du groupe : 5 à 12 participants 

La meilleure disposition : salle de classe

La réunion de résolution ou analyse de problème

Objectif : prendre une décision, résoudre un problème.

  • Elaborer un budget
  • Choisir un candidat…

Taille du groupe : 5 à 12 participants

La meilleure disposition : en rond ou carré

La réunion de créativité

Objectif : réflexion, créativité, brainstorming.

Taille du groupe : 5 à 12 participants

La meilleure disposition : en rond ou carré

 
Insafe BEN BELGHIT
Co-Fondatrice et Directrice de Mission de Fexter2
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2 pensées sur “Pour une réunion réussie, rappelez-vous des fondamentaux

  • 11 décembre 2016 à 18 h 12 min
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    Les fondamentaux ! Rien de tel comme piqure de rappel. Je m’en souviendrais pour ma prochaine réunion. J’espère que vous aborderez d’autres thèmes.
    Merci pour cet article utile.

     
    Répondre
    • 11 décembre 2016 à 19 h 36 min
      Permalink

      Oui. A quand de nouveaux thèmes ?

       
      Répondre

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